규격서는 제품이나 서비스가 갖추어야 할 기술적 특성과 성능 기준을 명문화한 문서로, 특히 공공 조달 시장이나 기업 간 거래에서 가장 핵심적인 역할을 수행합니다. 단순한 설명서를 넘어 계약의 법적 근거가 되기 때문에 정확한 용어 선택과 수치 제시가 필수적입니다. 2025년 현재는 2024년에 강화된 환경 규제와 디지털 전환 지침이 반영되어 더욱 세분화된 작성이 요구되고 있습니다.
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규격서 정의와 필수 포함 항목 확인하기
규격서는 발주처가 요구하는 물품의 품질, 형상, 치수, 성능 등을 구체적으로 서술한 기술 문서입니다. 조달청 나라장터 등에 물품을 등록할 때 가장 먼저 검토되는 서류이며, 납품된 제품이 계약 내용과 일치하는지 판단하는 척도가 됩니다. 규격서의 내용이 불분명할 경우 검수 과정에서 반려되거나 계약 이행 지체상금이 발생할 수 있으므로 주의해야 합니다.
일반적으로 규격서에는 적용 범위, 인용 표준, 제조 및 가공, 기능 및 성능, 마감 및 외관, 시험 및 검사 방법 등이 포함됩니다. 최근에는 ESG 경영 강화에 따라 재활용 가능성이나 에너지 효율 등 환경 표준에 대한 기재가 의무화되는 추세입니다. 기술적인 사양뿐만 아니라 포장 단위나 운반 조건까지 상세히 기록하는 것이 분쟁을 예방하는 지름길입니다.
2024년 규격서 개정 지침의 2025년 적용 현황 보기
2024년 한 해 동안 공공 조달 분야에서는 규격서의 투명성을 높이기 위한 대대적인 지침 개정이 이루어졌습니다. 특정 업체의 사양을 그대로 복사하여 다른 업체의 참여를 제한하는 독점적 규격을 배제하는 것이 주요 골자였습니다. 2025년 현재는 이러한 공정 경쟁 지침이 더욱 강화되어 KS 표준이나 국제 표준과 일치하지 않는 독자 규격 사용 시 엄격한 소명 절차를 거쳐야 합니다.
또한, 디지털 트윈 및 스마트 건설 기술이 도입되면서 규격서 내에 데이터 호환성에 관한 사양을 명시하는 경우가 늘어났습니다. 과거에는 물리적 성능 위주였다면 이제는 소프트웨어의 버전, 통신 프로토콜, 보안 인증 여부 등이 필수 규격으로 자리 잡았습니다. 따라서 최신 트렌드에 맞는 규격서를 작성하기 위해서는 해당 산업군의 최신 기술 표준을 실시간으로 확인하는 작업이 수반되어야 합니다.
효율적인 규격서 작성을 위한 5단계 가이드 상세 더보기
신뢰성 있는 규격서를 작성하기 위해서는 체계적인 단계가 필요합니다. 첫 번째로 대상 물품의 용도와 요구 성능을 명확히 정의해야 합니다. 두 번째는 유사한 물품의 기존 조달 규격서나 국가 표준(KS) 자료를 수집하여 기초 데이터를 확보하는 단계입니다. 세 번째 단계인 본문 작성 시에는 주관적인 형용사 표현을 배제하고 수치와 단위 중심의 객관적인 문장을 사용해야 합니다.
네 번째 단계는 시험 및 검사 항목의 설정입니다. 규격대로 제작되었음을 증명할 수 있는 공인 시험기관의 성적서 발행 여부를 확인하고, 해당 기준치를 명시해야 합니다. 마지막 다섯 번째 단계는 법규 준수 검토입니다. 어린이 제품 안전 특별법, 전파법, 전기용품 및 생활용품 안전관리법 등 해당 제품군에 적용되는 법적 의무 사항이 누락되지 않았는지 최종 점검하는 과정이 필수적입니다.
규격서 작성 시 주요 유의사항 상세 보기
규격서 작성 시 가장 흔하게 발생하는 실수는 모호한 수치를 기재하는 것입니다. 예를 들어 ‘적당한 강도를 가질 것’이라는 표현보다는 ‘인장 강도가 500MPa 이상일 것’과 같이 명확한 기준을 제시해야 합니다. 또한, 특정 브랜드의 상품명을 언급하는 것은 금지되어 있으며, 반드시 일반적인 기술 용어를 사용해야 합니다.
| 구분 | 권장 사항 | 주의 사항 |
|---|---|---|
| 용어 선택 | 표준 기술 용어 사용 | 특정 브랜드명 사용 금지 |
| 성능 수치 | 최솟값 또는 최댓값 명시 | ‘상당할 것’ 등 모호한 표현 |
| 시험 방법 | KS 등 공인 표준 인용 | 자체 검사 기준 남용 |
조달청 우수제품 등록을 위한 규격서 최적화 방법 신청하기
조달청 우수제품으로 지정받기 위해서는 일반적인 규격서보다 훨씬 높은 수준의 기술 명세가 요구됩니다. 차별화된 기술력이나 특허 공법이 적용된 부분을 규격서 내에 논리적으로 녹여내야 합니다. 우수제품 규격서는 핵심 기술이 타사 제품과 어떻게 다른지 비교 가능한 지표로 제시하는 것이 선정 확률을 높이는 핵심 전략입니다.
이 과정에서 신기술(NET), 신제품(NEP) 인증을 보유하고 있다면 해당 인증의 시험 항목을 규격서의 시험 및 검사 항목에 그대로 반영하는 것이 좋습니다. 또한 가시성을 높이기 위해 복잡한 구조는 도면이나 사진을 참조문서로 첨부하여 이해를 도와야 합니다. 2025년에는 특히 탄소 감축 실적이나 에너지 절감 효율에 대한 데이터가 규격서의 경쟁력을 결정짓는 요소가 되고 있습니다.
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규격서 관련 자주 묻는 질문 FAQ
질문 1. 규격서에 특정 업체만 보유한 기술을 넣어도 되나요?
원칙적으로 조달 규격서에는 특정 업체의 독점적 기술을 명시하여 경쟁을 제한해서는 안 됩니다. 다만, 해당 기술이 공공의 이익이나 안전을 위해 반드시 필요하고 대체가 불가능한 경우에 한해 타당한 사유서를 첨부하여 예외적으로 인정받을 수 있습니다.
질문 2. 작성된 규격서를 수정하려면 어떻게 해야 하나요?
계약 체결 전이라면 수정이 가능하지만, 계약 체결 후에는 원칙적으로 변경이 어렵습니다. 불가피한 사유로 사양을 변경해야 할 경우 발주처와 협의하여 계약 금액 조정이나 설계 변경 절차를 밟아야 하며, 이때 변경 전후의 성능 비교표를 제출해야 합니다.
질문 3. 2024년에 작성한 규격서를 2025년에 그대로 써도 될까요?
기본적인 사양은 유지될 수 있으나, 2025년에 새롭게 적용되는 안전 기준이나 환경 법령이 있는지 반드시 확인해야 합니다. 특히 에너지 효율 등급 기준이나 탄소 배출 관련 규정은 매년 강화되므로 최신 고시를 반영하여 수치를 업데이트하는 것이 안전합니다.
규격서는 단순한 서류 작업을 넘어 기업의 기술력과 신뢰도를 증명하는 얼굴입니다. 정확한 규격 작성을 통해 비즈니스의 리스크를 최소화하고 공공 시장 진출의 발판을 마련하시기 바랍니다.
관련하여 구체적인 규격서 양식이나 조달 등록 컨설팅이 필요하시다면 공식 기관의 가이드를 참고하시기 바랍니다.